مدیر روابط عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی معتقد است: با توجه به گسترش روزافزون ابزارها و تفکر دیجیتال در زندگی و کار افراد جامعه؛ رویکرد روابط عمومی ها نیز باید از سنتی به الکترونیک تغییر کند.

به گزارش شبستان، با توجه به گسترش روزافزون ابزارها و تفکر دیجیتال در زندگی و کار افراد جامعه، روابط عمومی‌ها هم به عنوان نهادهای اطلاع‌رسانی باید برای بهبود کارکردشان از این شیوه‌های نوین استفاده کنند. روابط عمومی الکترونیک فعالیتی است که با استفاده از تکنولوژی‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیت‌های روابط عمومی را در رابطه با اهداف سازمان و به ویژه جلب رضایت ذی‌نفعان به حداکثر برساند. محمد سعادتی‌پور، مدیر روابط عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی در گفتگویی به بررسی این موضوع پرداخته است. متن این گفتگو را در زیر می خوانید:

*روابط عمومی الکترونیک از نگاه شما چه تعریف و مشخصاتی دارد؟

روابط عمومی الکترونیک نحوه به‌کارگیری فن‌آوری‌های جدید ارتباطی و شیوه های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته های مخاطبان به طور لحظه ای (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است .روابط عمومی الکترونیک فعالیتی است که با استفاده از تکنولوژی‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیت‌های روابط عمومی را در رابطه با اهداف سازمان و به ویژه جلب رضایت ذی‌نفعان به حداکثر برساند.

*چه تفاوت‌هایی میان روابط عمومی سنتی و آنلاین وجود دارد؟

روابط عمومی الکترونیک در مقایسه با روابط عمومی سنتی از نظر هدف و نقش و جایگاه در سازمان، تغییری نکرده ولی از توانمندی به مراتب بالاتری از حیث افزایش بهره‌وری و کارآیی و ارتباط مناسب‌تر بین سازمان و مخاطبان آن برخوردار است. یکی از مزیت های اصلی روابط عمومی الکترونیک، تعاملی بودن آن است. کارگزاران روابط عمومی می‌ توانند از طریق تریبون های آزاد فهرست پستی با همکاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اینترنت این تعامل را آسان تر کرده است. در فرم سنتی روابط عمومی، انتقال اطلاعات به طور ناقص صورت می‌گیرد و هزینه های زیادی صرف اشتباهات می شود. به اعتقاد دکتر مارلو، این اشتباهات و افزایش هزینه ها سبب شده تا کارگزاران روابط عمومی به استفاده از خدمات فناوری اطلاعات به ویژه روابط عمومی الکترونیک گرایش بیشتری پیدا کنند.

در شکل سنتی روابط عمومی، کار شما برای راهنمایی مراجعان شامل تهیه بروشور به صورت مکتوب‌، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود‌. فرض کنید بسیاری از سازمان های رسمی کشور دارای ساختمان های متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید. از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان بدهند و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند، اما در شکل جدید روابط عمومی با توجه به خدماتی که ارائه می دهد و نیازهایی که مخاطبان با آن روبرو هستند، می تواند جهت گسترش فعالیت های خود و کاهش ترافیک کاری به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل می شوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد. در جاهایی که دسترسی به اینترنت ممکن نیست، از طریق برنامه نویسی و تهیه سی دی، درج کامل قوانین و مقررات ، مدارک مورد نیاز، آشناکردن کاربرها با بخش های مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلی و مجلات و … می تواند از موارد و اطلاعاتی باشد که روابط عمومی ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهم تر امکان دسترسی یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم‌شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است‌.

*ارتباط روابط عمومی الکترونیک با رسانه‌ها و اهالی مطبوعات و روزنامه‌نگاران چگونه است؟

روابط عمومی الکترونیک، رابطه موجود بین متخصصان روابط عمومی و روزنامه نگاران را تغییر داده و این امر نشانگر این است که روابط عمومی از پوسته یک شغل رابطه‌ای صرف خارج خواهد شد و به جایگاه شایسته و بایسته خود دست می یابد. روابط عمومی الکترونیک یک چرخه خبری ۲۴ ساعته به وجود آورده است، یعنی مخاطبان سازمان شما در هر زمان و مکان که اراده کنند می توانند به مطالب مورد دلخواه خود دست پیدا کنند. روابط عمومی الکترونیک محدودیت های موجود را از بین برده و شما با تک تک مخاطبان در ارتباط هستید.

*مزیت‌های روابط عمومی الکترونیک را فهرست‌وار بیان کنید.

تعامل دو سویه با مخاطبان با استفاده از فناوری های نوین اطلاعات و ارتباطات در روابط عمومی ها

خارج شدن سازمان‌ها از قید و بند محدودیت‌های زمانی و مکانی در برقراری ارتباط با مخاطبان

صرفه جویی در زمان و ساعات کار در ادارات

دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات دولتی

کاهش هزینه ها، تقویت کارآمدی مدیریت، افزایش رضایتمندی از خدمات و انجام سریعتر امور

*روابط عمومی الکترونیک در سازمانها چه ضرورتی دارد؟

الف: روابط عمومی‌ها را موظف می کند همیشه خود را به روز نگه داشته و از جدیدترین ابزار و تکنولوژی‌ها در انجام وظایفشان استفاده کنند

ب: موجب توسعه طرح های موجود در سازمان و فعالیتهای روابط عمومی می شود.

ج: روابط عمومی الکترونیک، رابطه موجود بین متخصصان روابط عمومی و روزنامه نگاران را تغییر داده و آن را بهبود می بخشد.

د: سازمانها را مقید می کند تا با بهره‌گیری از تکنولوژیهای نوین، ظرفیت‌های جدید ارتباطی و اطلاع‌رسانی خود را تسریع کنند.

*موانع موجود در شکل گیری روابط عمومی الکترونیک در سازمانها چیست؟

فراهم نبودن زیرساخت‌ها و امکانات شبکه‌ای و مخابراتی در روابط عمومی ها

نبود سواد کامپیوتری کاربران دیجیتال ازجمله کارشناسان روابط عمومی و عدم تسلط بر زبان انگلیسی به عنوان زبان جهانی برای استفاده بهینه از امکانات ابزار دیجیتال و تکنولوژی‌های نو

نبود بینش و اطلاعات وسیع رسانه ای در برخی مدیران روابط عمومی که منجر به کند شدن حرکت روابط عمومی الکترونیک در سازمانها می شود.

نامناسب بودن جایگاه روابط عمومی‌ها در سازمان‌ها و عدم باور مدیران برای توسعه فنی و علمی این واحد برای بکارگیری مدیران و کارشناسان متخصص در این حوزه

عدم بهره‌مندی از بودجه مناسب و از همه مهمتر نبود نیروی انسانی متخصص و آموزش دیده

عدم آموزش های لازم از سوی متولیان امر، به کارگزاران این رشته در سازمانها

*لطفا درباره شرایط مدیریت روابط عمومی الکترونیکی توضیح بدهید.

فناوری‌های نوین ارتباطی زندگی بشر را در تمام ابعاد متحول ساخته است. همگام با تحولات فناوری اصول و شاخص های اقتصادی و اطلاع رسانی در دنیا دچار تغییرات ماهیتی شده و در نتیجه هویت های فردی در عرصه جهانی شکل پیدا می کنند. هر فردی می تواند در قالب یک سازمان مجازی به کار و فعالیت بپردازد و در نتیجه باید با اصول و فناوری های کار در دنیای امروز به خوبی آشنا باشد. صحبت از جامعه اطلاعاتی است؛ جامعه ا‌ی که زندگی در آن مبتنی و وابسته به فناوری‌‌های ارتباطی نوین از قبیل اینترنت است. لذا تمامی افراد، سازمان‌ها و دولت‌ها باید تلاش کنند تا خود را برای حضور موثر در جامعه اطلاعاتی مهیا سازند. روابط عمومی ها به عنوان بازیگران اصلی عرصه اطلاع رسانی باید با مجهز شدن به فناوری های روز بتوانند خود را با تحولات روز منطبق و هماهنگ کنند.

*برای شکل‌گیری یک روابط ‌عمومی دیجیتال درست و اصولی، باید چه نکاتی را در نظر گرفت؟

جواب این سوال را باید در چند بخش مجزا توضیح داد:

· رهبر سازمان که در راس هرم قرار دارد می تواند با اندیشیدن تدابیر لازم و حمایت از طرح‌های پیشنهادی , روابط‌ عمومی‌ها را بری رسیدن به اهداف خود یاری رساند .

· ایجاد بینش سازمانی در بین مدیران در خصوص ضرورت جهت‌گیری فعالیت‌ها و برنامه‌های روابط‌عمومی به سمت الکترونیکی شدن یک ضرورت به شمار می رود .

· تعهد به تامین و پشتیبانی منابع و امکانات مورد نیاز روابط عمومی‌ها از سوی مسئولان ، حمایت واقعی از تغییر روابط عمومی از سنتی به الکترونیکی و دیجیتالی ، آمادگی بافت‌سازمانی برای تحولات و ایجاد امید به عدم خطر افتادن آن ها و حرکت بر اساس یک راهبرد بلند مدت و هدفمند ، از جمله شرایطی است که باید برای توسعه روابط عمومی الکترونیک فراهم گردد .

*روابط عمومی الکترونیک چه تاثیری در مدیریت بهتر اطلاع رسانی در سازمان‌ها دارد؟

همان‌طور که از تعاریف سنتی روابط عمومی بر می آید این بخش به عنوان گلوگاه تبادل اطلاعات داخل و خارج سازمان است. روزانه حجم زیادی از تماس های تلفنی، نامه های اداری و حضور مستقیم مخاطبان، مشتریان و کارکنان سازمان در این بخش برای دریافت یا توزیع اطلاعات صورت می گیرد. از سوی دیگر نیاز به سرعت عمل در دریافت و توزیع اخبار و اطلاعات بین کارمندان و مخاطبان سازمان باعث پیچیدگی بیشتر فرآیند های کاری می شود. در این شرایط همگام کردن روابط عمومی ها با سرعت بالای تولید اطلاعات برای فعالیت بهینه روابط عمومی به عنوان یک ضرورت احساس می شود. بنابراین سازمان ها با استفاده از عنصر فناوری روح تازه ی را در کالبد روابط عمومی می دمند و از این طریق مدیریت بهتری بر روند اطلاع رسانی در سازمان خواهند داشت.

*مسیرها و جهت های کاری روابط عمومی الکترونیک چگونه تعریف می‌شود؟

می توان چهار جهت کاری عمده برای بخش روابط عمومی الکترونیک در سازمان تعریف کرد:

۱- تهیه و توزیع هدف دار پیام های سازمان با استفاده از ابزارهای تکنولوژیک همچون تلفن گویا ، سایت های اینترنتی ، پست الکترونیک ، سرویس های پیام کوتاه و …

۲- برنامه ریزی برای اتخاذ روش های مقرون به صرفه در حوزه اطلاع رسانی سازمان

۳- تبدیل شدن به برگ برنده مدیران سازمان برای پیشبرد اهداف و رسالت ها

۴- بالا بردن تعامل کاری و ارتباطی بین نیروهای سازمان و مشتریان با سازمان

*در شرایط فعلی، جایگاه روابط عمومی الکترونیک در کشور را چطور ارزیابی می‌کنید؟

با توجه به وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات در ایران و کیفیت کارکرد روابط عمومی ها از نظر فعالیت های الکترونیکی و اینترنتی، در میان همه اشکال روابط عمومی مدرن، کشور در حال حاضر در مرحله روابط عمومی دیجیتال قرار دارد. بخشی از دلایل ضعف در استفاده از فناوری های نوین در روابط عمومی های نهادهای دولتی، به وضعیت عمومی فناوری های نوین مانند پهنای باند پایین، ضریب نفوذ اندک تلفن همراه در کشور، نبود نسل های جدید تلفن همراه و پایین بودن دانش عمومی استفاده از فناوری های نوین مربوط می شود. از دیگر دلایل ضعف روابط عمومی الکترونیک درکشور می توان به نبود نیروی انسانی کافی در نهادها و آموزش ندیدن کارکنان متناسب با رشد فناوری های جدید اشاره کرد.
اکنون ضریب نفوذ اینترنت در کشور ۴۳ درصد و ضریب نفوذ تلفن همراه ۷۵ درصد اعلام شده و این آمار حاکی از این واقعیت است که مردم زمینه لازم را برای دریافت سرویس ها و خدمات الکترونیکی دارند.

*تا کنون چه اقداماتی در جهت گذر از روابط عمومی سنتی به نوین انجام داده‌اید؟

روابط عمومی و امور بین الملل شرکت سهامی نمایشگاههای بین المللی ایران نیز در عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرآیند اطلاعات در جهت نو شدن است که با ایجاد و گسترش زیر بناهای ارتباطی، ایجاد شبکه های اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص، این امکان را فراهم آورده و در این زمینه گام های مهمی برداشته است. به گفته محمد سعادتی پور، مدیر روابط عمومی و امور بین الملل شرکت سهامی نمایشگاه ها،در دنیایی‌ که‌ همه‌ چیز آن‌ به‌ سرعت‌ کهنه‌ می‌شود و با اطلاعات‌ تازه‌تر، همه‌ چیز هر لحظه‌ نو می‌شود، روابط عمومی‌ باید از عملکرد و شکل‌ اولیه‌ و سنتی‌ خارج‌ شود و ضرورت‌های‌ زمانه‌ای‌ را که‌ در آن‌ زندگی‌ می‌کند، درک‌ کند. ما نیز اقدامات زیادی را دربرای رسیدن به روابط عمومی الکترونیک انجام داده ایم که اهم آنها از این قرار است:

۱) اطلاع رسانی عمومی در مورد اهداف، برنامه ها، اقدامات و عملکرد سازمان

الف- جمع آوری اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ی شرکت سهامی با هدف اطلاع رسانی به شیوه های مختلف از طریق:

– شرکت در جلسات مهم داخلی و خارجی

– ارتباط مستمر با مسئولان

– دریافت گزارش فعالیت ها،طرحها و برنامه های واحدهای مختلف

– جمع آوری هرگونه اخبار و اطلاعات مورد نیاز به روش های تلفنی،شفاهی،مکاتبه ای

– ارتباط مستقیم با جراید،خبرگزاریها و رسانه ها

ب- انعکاس فعالیتها، برنامه ها و طرح های سازمان به مردم، دولت، نهادها وسازمان هـای داخـل و خـارج از کشـور از طریق:

-انتشار نشریه های ادواری و غیر ادواری

-تهیه عکس،اسلاید،فیلم،تیزر تبلیغاتی،آگهی های صوتی و تصویری

-ایجاد سایت اینترنتی

-برپایی نمایشگاهها و همایش های اطلاع رسانی

– سخنگویی سازمان

– تهیه بیانیه ها و اطلاعیه های سازمان و هماهنگی انتشار آنها در رسانه ها

۲- پل ارتباطی سازمان با جامعه

بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم در قالب طرح های علمی و ارائه نتایج حاصل از آن به مسـئولین بـا هدف اتخاذ تصمیم مناسب

-پیگیری انجام به موقع وعده های مسئولان سازمان به منظور انعکاس نتایج حاصل

-فراهم آوردن امکان ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق ملاقات عمومی،مصـاحبه بـارسـانه هـا، برپایی سخنرانیها،ترتیب سفرها،بازدیدها و ملاقات ها

۳- توسعه روابط داخلی مدیران وکارکنان خدمات فرهنگی

جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در واحدهای تحت پوشش استانها از طریق برقراری جلسات

داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس آن به مسئولان

-اجرا و ارائه خدمات و برنامه های فرهنگی،تبلیغی و هنری در قالب های گوناگون به کارکنان

-انجام فعالیتهای انتشاراتی در داخل سازمان با هدف بسط و گسترش ارتباطات داخلی بین کارکنان و مسئولین

۴- خدمات فرهنگی

– تهیه کتب،نشریات،نوارهای صوتی و تصویری، لوح های فشرده و نرم افزارهای رایانه ای و دیگر اطلاعات،اسـناد و مدارک مورد نیاز،ایجاد کتابخانه و آرشیوی از منابع اطلاعاتی،مطبوعاتی،سـمعی و بصـری و رایانـه ای مرجـع در ارتباط با فعالیت های سازمان و امور تخصصی روابط عمومی بـه منظـور کاربردهـای ارتبـاطی و اسـتفاده کارکنـان سازمان

۵- سخنگو و نماینده سازمان در مجامع و رسانه ها

بررسی مطالب منتشره در مطبوعات، رادیو و تلویزیون و مجامع عمـومی در ارتبـاط بـا فعالیتهـای مسـتقیم و غیـر مستقیم سازمان به منظور اطلاع رسانی و در صورت لزوم پاسخگویی

– برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمان های دیگر و نهادهای دولتی،حسب ضرورت از طریـق بـه کـارگیری ابـزار ارتباطی مناسب

– حضور درمراکز قانون گذاری و سیاست گذاری در سطوح ملی و ارتبـاط بـا نماینـدگان مـردم و سیاسـتگـذاران پیرامون وظایف و عملکرد سازمان

۶- تشریفات

مشارکت و برنامه ریزی جهت برگذاری سیمینارها،کنفرانسهـا، نمایشـگاه هـا و کمیتـه هـای بازرگـانی، صـنعتی، تبلیغاتی، فرهنگی، هنری و فنی سازمان

۷- آموزش

آموزش همگانی،روابط عمومی باید طرحها،برنامهها و دستاورد های جدید خود را به مخاطبـان

آمـوزش دهـد تـا شرایط استفاده عموم از خدمات سازمان فراهم شود

– آموزش کارکنان،روابط عمومی همچنین می بایست ضمن هماهنگی با مراکز آموزشـی داخـل و خـارج از سـازمان نسبت به آموزشهای تخصصی کارکنان خود از جمله آموزش مشتری مداری اقدام نماید

۸- تبلیغات

۹- مدیریت موثر بر روابط عمومی و ایجاد هماهنگی بین واحدهای سازمان